Werkbon app Simple-Simon: It’s not so very hard to do ..

De eerste associatie die Simple-Simon oproept is die van een vrolijk kinderliedje en een bijbehorend dansje dat eenvoudig te leren is. It’s not so very hard to do, luidt de tekst. Slimme marketing voor het werkbonnensysteem waarmee deBesteEHBOdoos sinds een jaar werkt. Maar is de werkbon app inderdaad zo simpel als de naam suggereert? We vroegen het aan onze medewerkers ..

‘Sim-Sim’

Simple-Simon is ontworpen voor een optimale samenwerking tussen kantoor- en buitendienstmedewerkers, lezen we op de website. ‘Sim Sim’ – zoals de app nu al binnen ons bedrijf bekend staat – is in de plaats gekomen van een soortgelijke applicatie die planner Eric Pruis had ontwikkeld: ‘We zijn ruim een jaar geleden begonnen met de implementatie,’ vertelt Pruis. ‘Omdat ik zelf ook controles loop, weet ik precies waar je in de praktijk mee te maken krijgt. Op zich wijkt het systeem qua planning niet veel af van wat we eerder gebruikten.’

Als grote voordelen noemt Pruis dat artikelen altijd up-to-date zijn en onvoorziene wijzigingen in afspraken real time kunnen worden gesynchroniseerd. Ook collega-planner Mirella Werther vindt het een handig systeem: ‘Het komt voor dat onze controleurs ter plekke opdracht krijgen om extra verbanddozen of bijvoorbeeld een AED te controleren. Dan is het letterlijk heel simpel om snel een werkbon toe te voegen waar alle benodigde informatie in staat.’

‘Je zit dichter op de bal’

Dat de mensen op kantoor en in het veld op elk moment beschikken over dezelfde informatie klinkt behoorlijk optimaal. Een constatering die wordt bevestigd door Irene Schotman, verantwoordelijk voor financiën en IT bij deBesteEHBOdoos: ‘Voor de organisatie is dit absoluut een professionaliseringsslag. Het werkt heel overzichtelijk. Elke werkbon in het systeem moet worden afgewerkt. Als administratie zit je daardoor veel dichter op de bal. Je ziet het gelijk als iets niet ‘gereed’ is gemeld. Je kunt dan meteen uitzoeken wat er aan de hand is.’

Integratie met boekhouding

Een andere grote plus die Schotman noemt is de integratie met de boekhouding. deBesteEHBOdoos gebruikt daarvoor het programma SnelStart: ‘Dat is ideaal want wat op de werkbon staat, staat ook op de factuur. Voorheen hadden we een stukje eigenbouw waarbij niet alles automatisch op elkaar aansloot. Dat is nu wel het geval en dat maakt de administratie minder risicogevoelig. Als de werkbon is ingevuld weten we door de koppeling met het boekhoudprogramma voor 100% zeker dat er een factuur de deur uitgaat.’

Even wennen ..

Zoals bij de implementatie van elk nieuw computersysteem is zelfs Simple-Simon even wennen, vooral voor de buitendienstmedewerkers die er elke dag mee werken. ‘Controleurs klagen wel eens dat ze na het afsluiten van de werkbon niks meer kunnen wijzigen,’ geeft Eric Pruis als voorbeeld. ‘Weg is weg .. zo is hun ervaring. Voorheen konden ze dat wel. Of ze belden even op met de vraag of wij het achteraf konden wijzigen. Nu kan dat niet meer. De app vraagt wat dat betreft om een andere manier van werken. Vooraf goed nadenken of het allemaal wel klopt en dan pas de werkbon afsluiten.’

Ervaringen

Op basis van de ervaringen hebben de medewerkers van deBesteEHBOdoos nog wel een tip voor Simple-Simon: ‘Het zou handig zijn als er een soort voorscherm wordt toegevoegd waarin de controleurs eenvoudig kunnen zien wat hun werkzaamheden zijn,’ zegt Eric Pruis. ‘Je kunt nu maximaal 40 of 50 karakters kwijt in het veld dat daarvoor bestemd is.’ Irene Schotman bevestigt het euvel: ‘Dat is wel een dingetje ja. Het beperkt ons in het geven van voorinformatie en in het plaatsen van opmerkingen in de agenda.’

E-mail kan optimaler

Ook voor het verzenden van e-mail naar klanten heeft Irene nog een tip: ‘Die mogelijkheden zijn te beperkt. Het zijn standaard teksten die we niet kunnen aanpassen en we hebben geen controle over wanneer we het bericht willen verzenden. Daar zou eigenlijk een stap tussen moeten zitten. Bij ons boekhoudprogramma kan ik op het moment van versturen altijd nog besluiten om de mail te wijzigen. Dat kan bij Simple-Simon helaas niet. Om die reden gebruiken we de mailoptie niet en dat is jammer.’